湖南软件学院办公室是学院党委、行政的综合办事机构，其主要职能是围绕学校中心工作，积极发挥参谋助手、综合协调、工作督查等作用，服务全局、服务基层、服务师生，做好组织协调、公文处理、督查督办、会务组织、对外接待等工作，不断提高服务质量和工作水平。具体如下：

1、贯彻执行党和国家的方针政策，认真执行上级和学校的指示、决定，努力做到热情服务，爱岗敬业，圆满完成各项任务。

2、以教学为中心，认真执行定期系部调研制度和召开全院办公室文秘档案会议，研究部署教学服务工作。

3、负责组织起草学校综合性行政工作的规划、计划、报告、总结和决定等文件，负责上级文件的接收、传递、催办，以学院名义发布有关行政事项的通知、通报等。

4、协助院长、党委书记安排院务会、党委会、院级工作会议议程，做好会议记录。在主管院长领导下，协调会议决定的落实执行，督办院领导批示，负责院管会议室的使用和管理。

5、努力开展调查研究工作，为学院决策提供参考。负责信息工作和学院办公自动化系统的日常工作，负责编写“大事记”，负责全院上报的请示、报告、批转、督办等。

6、负责学院党委、行政印章及院级领导印章的管理和使用，严格用印审批程序，负责全院行政印章的审批制度和介绍信的使用。

7、做好上级机关和兄弟单位来信来访接待和会务工作，并按程序施行规范化管理。做好群众来信来访工作，对信访中反映的事项及时汇报，并协助做好落实和处理工作。

8、负责全校综合档案的收集管理和使用工作，做好院领导机要信函和普通信件的收发工作。

9、负责安排节假日及夜间总值班，及时汇报及下传上级部门的通知和其他事项。

10、负责校领导外出车辆的安排等。

11、负责领导安排的其他事项。